Meeting lagi?

05 November 2013 - Posted by admin

Meeting lagi?

 

Meeting lagi? Oh, tidak….! Kapan kerjanya???

 

Perasaan malas, bosan atau bahkan benci kadang muncul ketika panggilan meeting datang. Ada yang merasa meeting hanya buang-buang waktu saja. Ada pula yang bosan karena pendapatnya tidak pernah didengar apalagi ditindaklanjuti.

 

Padahal, meeting adalah jantung dari kerja organisasi. Tanpa meeting yang efektif, kemampuan anggota organisasi untuk berkoordinasi, bekerja sama, dan membangun kapasitas akan banyak berkurang.

 

Salah satu penyebab kekurang-efektifan meeting adalah kurang matangnya perancanaan. Kita seringkali memanggil meeting dengan bermodalkan topik, semisal membicarakan angka penjualan dalam kuartal keempat atau mogok kerja unit tertentu.

 

Walhasil, kerap ada salah komunikasi. Semisal, bila pimpinan hanya menginginkan meeting untuk sekedar mengumpulkan pendapat di mana keputusan tetap ada di tangannya, maka kesalahpahaman dapat terjadi bila tujuan itu tidak disampaikan dengan jelas. Bisa saja, partisipan merasa sudah mengeluarkan segala pemikirannya dan kemudian kecewa karena merasa pemimpin mengambil keputusan berbeda. 

 

Menurut Sam Kaner (2007) dalam buku wajib fasilitator: Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, meeting mesti direncanakan dengan menetapkan secara eksplisit tiga hal, yakni 1) topik, 2) outcome dan 3) proses. Semisal, topik: mogok kerja karyawan bagian pelayanan. Outcome: mengidentifikasi langkah-langkah jangka pendek untuk mengatasinya (identifikasi saja, keputusan final ada di tangan manajemen). Proses: Brain-writing dilanjutkan dengan multivoting berdasarkan sejumlah kategori (semisal yang meredam konflik, memiliki feasibility tinggi, tetap menjaga reputasi organisasi, dll).

 

Sam Kaner mengidentifikasi ada tujuh tujuan dari meeting (outcome) yang bisa dikemukakan, yakni 1) mendapatkan input, 2) advance the thinking semisal mendefinisikan masalah, analisis masalah, membuat  kriteria dll, 3) membuat keputusan, 4) memperbaiki komunikasi antarpribadi, 5) bangun kapasitas, 6) membangun komunitas, dalam hal ini adalah ikatan antaranggota/ kohesi organisasi, dan/ atau 7) berbagi informasi.

 

Apapun tujuannya, yang penting dikomunikasikan secara jelas sehingga tidak ada ekspektasi yang salah yang pada akhirnya memunculkan ketidakpuasan. Bila rencana telah dibuat dan dikomunikasikan, yang tak kalah penting adalah eksekusi atau proses fasilitasinya sendiri. Di sini, kita percaya bahwa meeting yang partisipatif lebih menyenangkan sekaligus memiliki peluang untuk menghasilkan outcome yang lebih efektif dengan sense of ownership (rasa memiliki) dan komitmen yang lebih besar dari angggota organisasinya. Selamat meeting!

 

   

 

Tinggalkan Komentar
  • Nama
  • Email
  • Komentar
  • Kode Verifikasi : 165 + 8 =

Artikel Teknik Lainnya :



Versi Mobile